HubSpot Programmable Automation
Las automatizaciones programables ofrecen una flexibilidad infinita en HubSpot, permitiendo procesos empresariales avanzados como integraciones de ERP, enriquecimiento de datos, cálculos de comisiones y comunicaciones de renovación.
🚀 Libera todo el potencial de HubSpot superando las limitaciones y las acciones estándar de los workflows. Facilita el intercambio de datos con cualquier sistema a través de APIs.
👀 Construir ingeniosos flujos de creación y consulta de registros, enviar datos formateados a sistemas externos, y conecta con otras herramientas en tu tech-stack.
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Conectando Procesos con Automatización
A medida que tu operación crece, las cosas se van complicando. Y vas a necesitar conectar procesos con automatización flexible y eficiente.
Piensalo como un rompe-cabezas. Muchos negocios utilizan plataformas middleware (piensa en Zapier) para conectar las piezas. Sin embargo, estas plataformas middleware con el uso intensivo se vuelven muy costosas, y cuando estás usando sistemas de terceros y procesos diferentes para manejar todo introduces complejidad y riesgo en todo esto.
😅 Por suerte tienes otra opción: La automatización programable corre directamente en el motor de workflows de HubSpot. Es como tener una pieza hecha a la medida que encaja perfectamente.
La automatización programable está integrada en el Smart CRM de HubSpot impulsado por IA, lo que significa que tus datos no se envían innecesariamente a servicios de terceros. Este enfoque no solo ofrece una mayor personalización, sino que también elimina la necesidad de plataformas de middleware externas.
Utilizar la automatización dentro de HubSpot significa que no se necesitan herramientas adicionales. Esto ahorra costes, tiempo y mejora la eficiencia a medida que crece tu negocio.
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Programmable Automation
Casos de Uso
Añade prefijos telefónicos internacionales
No puedo decirte cuántas veces he visto a empresas asignar a alguien para arreglar manualmente los números de teléfono y añadir códigos de país. ¡A mano, trabajan en bases de datos con ¿qué, mil, dos mil, incluso diez mil entradas? Solo piensa en cuánto tiempo y dinero eso cuesta.
Genera números de trabajo secuenciales para acuerdos (o boletos)
Es curioso, pero muchas empresas desean estandarizar los nombres de sus acuerdos e incluso utilizar números específicos que sigan un patrón, como agregar - 001, - 002 y así sucesivamente al final. Para aquellos que lo necesitan, es extremadamente importante, y es la única forma de hacerlo de manera automática.
Validación de direcciones de correo electrónico para garantizar su entrega
Bien, si no estás al tanto de los últimos cambios en regulaciones y controles realizados por Google, Yahoo, Hotmail y todos esos servicios de correo electrónico, entonces esto podría no interesarte. Pero si te interesa, debes saber que hay una manera de automatizar el proceso de confirmar que tus direcciones de correo electrónico son válidas y siguen funcionando con cualquier servicio en línea público.
Enriquece automáticamente la información de contacto
Utiliza servicios como Apollo, Clay y Clearbit. Estos servicios proporcionan información sobre tus contactos. Esto significa que no tienes que pedírsela. Cuanto más obtengas de estos servicios, menos necesitas preguntar a tus contactos. Luego puedes usar esa información para personalizar tus campañas de ventas y marketing y mejorar tus informes.
Asociar negocios originales y de renovación
HubSpot ahora tiene la oportunidad de vincular negocios con otros negocios. Se ha convertido en una excelente solución para conectar los acuerdos originales con su renovación. El proceso puede ser manual o un poco más automático, utilizando automatización programable.
Asociar contactos a empresas
La forma estándar es vincular un contacto a una empresa utilizando su dominio. Sin embargo, esto no funciona para muchas contactos o empresas, y a veces se necesitan reglas personalizadas. Cuando se requieren reglas personalizadas para establecer estas conexiones, así es como se hace. Un ejemplo clásico es utilizar un "código" interno que proviene del ERP.
Asociar empresas a negocios
Este es el talón de Aquiles en muchos equipos de ventas que olvidan asociar empresas con negocios. Solo agregan los contactos con los que están hablando al negocio. La automatización detrás de esto puede resolver tu vida y realizar todas estas correcciones automáticamente, sin quitarle tiempo a los vendedores. Y dejarlos seguir vendiendo. De esta manera, todos los informes de ventas por empresa también se corrigen.
Crear notas a partir de propiedades personalizadas (cualquier objeto)
Existen muchas formas interesantes de utilizar notas inteligentes. Una de ellas es crear resúmenes de los diferentes estados de situación de una cuenta, un contacto o una oportunidad de venta. Poder hacer esto automáticamente, basado en las propiedades del trato, la empresa o el contacto, es brillante.
Encuentra al vendedor menos ocupado
Por un lado, quieres distribuir de manera equitativa las oportunidades que llegan entre tus representantes de ventas, pero hay muchos casos en los que deseas hacer otras cosas y optimizar otras variables. En este caso, lo que queríamos era identificar qué vendedor tenía menos actividad en este momento para asignarle el seguimiento de una nueva oportunidad sin agotar al resto. También puedes imaginar esto para los tickets y tus representantes de servicio al cliente.
Unificar empresas (o contactos) duplicados
De muchas maneras, HubSpot intenta ayudarte a mantener una base de datos limpia y libre de duplicados. Sin embargo, a veces esto no es suficiente, por ejemplo, cuando necesitas filtrar por otras cosas, como el número de identificación fiscal de una empresa, el número de identificación de un individuo o su número de teléfono. Con este método, puedes crear un conjunto de reglas tan específicas como desees, crear tantas variables como necesites y lograr un trabajo confiable de actualización, unificación, deduplicación y limpieza de tus bases de datos de forma automática.
Crea tareas con una Fecha de Vencimiento relativa
La felicidad a menudo radica en las pequeñas cosas, cosas simples como poder calcular una fecha a partir de otras variables. Por ejemplo, imagina saber cuándo es el momento de contactar a una empresa y validar sus datos. O saber cuándo realmente debería haber sido la fecha de inicio de un acuerdo. Este conocimiento puede brindar un sentido de satisfacción y contentamiento.
Calcula la Fecha de Finalización de un Contrato
Si no estás seguro acerca de la fecha de finalización de un contrato, probablemente no sepas cuándo comenzar las discusiones con el cliente para averiguar si es algo que se renovará o simplemente terminará en pérdida. Este proceso resuelve mágicamente todo eso por ti, para que puedas tener tus procesos contractuales bajo control sin depender de la mano de tu vendedor.
Reasignar una negociación con todas las tareas pendientes
En equipos de ventas, es muy común asignar una negociación a una persona y luego tener que reasignarla por varias razones, ya sea en vacaciones, si la persona no responde dentro de los tiempos acordados, o simplemente a discreción del supervisor o gerente de ventas. Cuando haces esto, un dolor clásico es que también hay muchas tareas asociadas con esa negociación que también deben moverse. Hacer esto manualmente es costoso en tiempo y esfuerzo. ¿Por qué hacerlo manualmente cuando puedes hacerlo automáticamente?
Buscar datos en una base de datos externa
La realidad es que el CRM no siempre tiene toda la información, ni es el propietario, digamos, del origen de la información en muchos casos. Por ejemplo, el sistema de facturación puede saber con más claridad si la cuenta debe dinero o no. Una automatización como esta realmente puede obtener esos datos en HubSpot. De la misma manera, puede verificar si el cliente está activo, si están utilizando tu producto SaaS (o no tanto), indicadores de actividad que le permitirán cambiar y modificar la forma en que se comunica y toma medidas. ¡Oro puro!
Distribución personalizada de leads
Si distribuir los leads de manera equitativa no ha sido lo tuyo o simplemente no es la forma en la que deseas hacerlo, porque reconoces que tienes miembros diferentes en el equipo de ventas con niveles de productividad o antigüedad variables, o simplemente porque las variables para asignar leads dependen de muchas otras condiciones, como la industria, el número de empleados y la estructura que has establecido, entonces esta automatización es para ti. Tú defines un conjunto de reglas, y con estas reglas, asignamos los leads exactamente como deseas que funcione.
Cumplimiento personalizado de SLA
Recuerdo a un cliente con una política de respuesta inicial de asignación de prospectos bastante agresiva. Cada vez que te asignaban un prospecto, debías responder en un plazo de 30 minutos. Si no lo hacías de esa manera, el trato te sería quitado y asignado a otra persona. De esta manera, el sistema eliminaba oportunidades de individuos menos eficientes y brindaba más oportunidades a aquellos que se desempeñaban mejor. Si esto es algo que también te gustaría explorar, esta automatización es para ti.
Traduce las propiedades de contacto con DeepL
Si tu empresa trabaja con varios idiomas, seguramente has experimentado el problema de tener las propiedades de tus contactos, negocios y empresas en un solo idioma. Aunque en general puedas convivir pacíficamente con eso y sepas que el inglés es tu idioma principal, cada vez que tienes que personalizar algo, surge la molestia. Pero no tiene por qué ser así. Podrías crear reglas para que ciertas propiedades que utilizas en tus personalizaciones se traduzcan automáticamente al idioma correcto, y todo esto sin esfuerzo por parte de tu equipo. ¿Suena interesante?
Calculando comisiones con reglas personalizadas
En muchas industrias es necesario, pero en el sector inmobiliario en particular, hemos visto algunas reglas muy curiosas. Si participan muchas agencias, el agente de comisiones, la persona que lo refirió, el cliente que aceptó ciertas condiciones, lo que cobramos al vendedor, lo que cobramos a la parte compradora. Todo esto define muchas reglas que, bueno, es la única manera de hacerlo ordenadamente, rápidamente y eficientemente, sin errores. Una vez, una empresa me dijo, si puedes resolver el cálculo de comisiones para mí, compraré HubSpot de inmediato. Bueno, ahí lo tienes.
Amplia las capacidades estándar de HubSpot.
Es difícil mantenerse al día con una red inconexa de automatización nativa y de terceros.
Crea registros
Crea registros en tus sistemas como ERP, PM o sistemas de servicios.
Recibe y envía datos
Recibe y envía datos de entre sistemas para automatizar procesos con todo el contexto.
Administra información
Automatiza todos tus procesos
Las tareas manuales pueden provocar errores y cansar a los empleados. Esto afecta a la empresa.
Automatizar las tareas reduce los errores y agiliza el trabajo. Ayuda a dar un servicio excelente y mantiene contentos a los clientes.
Piense en la automatización como en un útil asistente personalizado. Puedes pedirle hacer muchas cosas, como la rotación de clientes potenciales, la gestión de territorios, el cálculo de comisiones, la limpieza de registros duplicados, la corrección de mensajes de correo electrónico no válidos - la lista es interminable.
Personaliza este asistente a la medida de las necesidades de tu empresa. Dedicarás menos tiempo a tareas aburridas y no necesitará herramientas adicionales.
Reutiliza tus asistentes en muchos workflows diferentes..
Personaliza tus automatizaciones
Con Operations Hub, puedes automatizar lo que sueñas.
Te permite organizar los registros fácilmente y ofrece a los Super Admins de HubSpot un mayor control. También puede conectarse con otras herramientas de su ecosistema.
Se crean automatizaciones personalizadas con JavaScript que se ejecutan directamente en el potente motor de workflows de HubSpot. Tendrás acciones de workflow a tu medida, listas y funcionando rápidamente.
Sin necesidad de soluciones rígidas ni de discutir por recursos internos para desarrollos a medida.
Perfecto y seguro
Los datos de tus clientes son tu activo más valioso. Pero cuando los llevas y traes con herramientas y procesos dispares para automatizarlos, es fácil crear riesgos de seguridad, bueno y qué seguridad informática ponga el grito en el cielo.
Muchas empresas utilizan plataformas de middleware externas (piensa en Zapier) para conectar procesos y realizar automatizaciones personalizadas.
La automatización programable está integrada en HubSpot. Tus datos permanecen dentro, no se envían a otros servicios (o plataformas). Esto lo hace más seguro.
HubSpot Programmable Automation
desde $ 2000
Preguntas
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Operations Hub te permite sincronizar, limpiar y mantener actualizados los datos de los clientes y automatizar procesos vinculados con todo esto.
Más información sobre Operations Hub aquí. -
La automatización programable es una práctica función Operations Hub Pro (o Ent). Permite crear acciones personalizadas para tus workflows, mejorando y muchas veces cerrando los huecos en tus procesos y requisitos empresariales.
Se diferencia de las integraciones estándar en que es totalmente personalizable, por lo que puedes adaptarla a tu negocio. Si hay algo que no podías hacer antes (con las acciones estándar) con esta solución lo resuelves.
Además, está integrada en HubSpot Smart CRM, por lo que no necesitas crear una solución de automatización desde cero ni preocuparte por exponer tus datos a plataformas de terceros. -
La automatización programable nos permite abordar una amplia gama de tareas que no se pueden realizar mediante acciones estándar en flujos de trabajo (o workflows).
Por ejemplo, agregar códigos de país a números de teléfono, añadir prefijos o sufijos a nombres de empresas y nombres individuales, asociar usuarios con tickets o distribuírselos, vincular empresas con contactos y viceversa con la etiqueta correcta.
Además, puedes verificar la validez de la dirección de correo electrónico de un contacto utilizando una API externa, cerrar múltiples negocios bajo condiciones específicas, asociar empresas y compañías a través de un ID externo y llevar a cabo acciones de deduplicación.
Todo esto es posible gracias a la utilización de APIs públicamente disponibles.
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La automatización programable es actualmente una función de las ediciones Operations Hub Professional o Enterprise
- Profesional: 800 $/mes (1 puesto incluido)
- Enterprise: 2.000 $/mes (1 puesto incluido) -
Por lo general, proporcionas un breve resumen de tus objetivos, las tecnologías implicadas (además de HubSpot), su documentación, etc., lo que garantiza efectivamente la alineación desde el principio.
El paso inicial consiste en evaluar la factibilidad técnica y diseñar la solución. Esto requiere revisar la documentación disponible sobre la API y entablar conversaciones contigo hasta que alcancemos un consenso claro sobre el alcance de la integración dentro de un documento.
El precio final puede depender de factores como la complejidad, la frecuencia de ejecución y el volumen de datos.
Podemos entrar en más detalles; sin embargo, me gustaría saber que te sientes cómodo con la inversión necesaria.